La regla de trabajo es: “Procesando” significa que el pedido está pendiente de preparación o despacho; “Completado” significa que la tienda terminó de atenderlo. Recibir un pedido o confirmar su pago no es motivo suficiente para marcarlo como completado.
Esta guía combina el funcionamiento de WooCommerce con las funciones que implementamos para The Full Planner.
1. Entrar y revisar el pedido
Ingresar a WordPress → WooCommerce → Pedidos y abrir el pedido nuevo.
Revisar:
El correo de “Nuevo pedido” sirve como aviso; la revisión se debe realizar dentro del pedido.
2. Confirmar si corresponde prepararlo
| Estado | Qué debe hacer el encargado |
|---|---|
| Pendiente de pago | Esperar o gestionar el pago antes de despachar. |
| En espera | Revisar qué confirmación falta. En transferencias, verificar que el dinero haya ingresado. |
| Procesando | Revisar el método de pago y comenzar la preparación. |
| Fallido | Revisar el problema de pago antes de continuar. |
| Completado | Consultar el historial antes de preparar algo: podría haberse despachado ya. |
WooCommerce normalmente coloca los pedidos pagados de productos físicos en Procesando. Los pagos que requieren verificación manual pueden permanecer En espera. Referencia de estados
Excepción importante: pago contra entrega. Un pedido puede aparecer en Procesando aunque todavía no se haya cobrado. El estado por sí solo no sustituye la comprobación del método de pago.
Cuando se confirme una transferencia, abrir el pedido, seleccionar Procesando en el campo de estado y pulsar Actualizar. Cambiar el estado manualmente no realiza un cobro en el banco.
3. Preparar el pedido mientras permanece en Procesando
Separar los artículos, comprobar cantidades y variantes, revisar su condición y empacarlos.
Si falta información, contactar al cliente y registrar lo acordado. Utilizar una nota privada para asuntos internos, por ejemplo:
Dirección confirmada por teléfono. Preparar 2 planners azules y 1 rosado.
Elegir una nota al cliente solamente cuando se quiera comunicar ese mensaje al comprador; WooCommerce puede enviárselo por correo. Los mensajes automáticos dependen de la configuración de correos. Configuración de notificaciones
Durante esta etapa el pedido permanece en Procesando, incluso si ya está empacado pero todavía espera despacho o recogida.
4. Entregar o despachar y marcar Completado
Para The Full Planner recomiendo aplicar este criterio de forma consistente:
| Modalidad | Cuándo marcar Completado |
|---|---|
| Envío pagado previamente | Cuando el paquete se haya entregado al transportista y se haya registrado la información del despacho. |
| Recogida en tienda | Cuando el cliente haya retirado los productos y el pago esté confirmado. |
| Pago contra entrega | Cuando se confirme la entrega y el cobro. Mientras tanto, registrar el despacho en una nota. |
Crear una etiqueta de envío o tener el paquete listo todavía no cumple estos criterios.
Antes de completar, añadir una nota privada con la fecha, el transportista y el número de seguimiento, si corresponde. Después, seleccionar Completado —o Completed, si aparece en inglés— y pulsar Actualizar.
Para envíos pagados, este criterio significa que Completado indica despacho realizado, no necesariamente entrega al destinatario. El correo estándar de pedido completado suele utilizarse para comunicar que el pedido ya fue enviado. Correo de pedido completado
5. Qué sucede automáticamente por debajo
Según el código instalado y las funciones personalizadas del sitio:
| Acción | Qué ocurre |
|---|---|
| Guardar un cambio de estado | WooCommerce guarda el nuevo estado y registra la transición en el historial del pedido. |
| Entrar en Procesando | WooCommerce comprueba si corresponde descontar inventario. Si ya lo descontó —por ejemplo, estando En espera— normalmente no vuelve a hacerlo. Esto depende de que la gestión de inventario esté habilitada. |
| Entrar por primera vez en Procesando o Completado | Nuestro contador suma las cantidades de artículos del pedido y guarda una marca para evitar contarlo otra vez. |
| Pasar de Procesando a Completado | WooCommerce registra la fecha de finalización. Nuestro contador no suma nuevamente un pedido ya contabilizado. |
| Activarse una notificación de estado | WooCommerce intenta enviar el correo correspondiente si está habilitado. Guardar el estado no garantiza que el correo llegue al destinatario. |
| Generar Reporte Órdenes | Se consultan los pedidos que actualmente están en Procesando o Completado y cuya fecha de creación está dentro del rango seleccionado. |
Por ejemplo: un pedido con 2 planners azules y 1 rosado suma 3 unidades al contador al entrar en Procesando. Cuando se completa, esas mismas unidades no se vuelven a sumar.
El contador implementado es un acumulado histórico: no descuenta automáticamente cancelaciones, reembolsos ni ajustes posteriores de cantidades. Por eso tampoco debe interpretarse como un total de cobros confirmados.
6. Utilizar el reporte para el trabajo diario
Entrar a Reporte Órdenes, seleccionar las fechas y pulsar Generar reporte. Para descargarlo, pulsar Descargar CSV.
Tener presentes estas particularidades:
Para saber qué falta atender, utilizar el filtro Procesando de WooCommerce → Pedidos. Así se evita preparar otra vez un pedido que ya está completado.
7. Si hay una cancelación, devolución o equivocación
Registrar lo sucedido en una nota privada y realizar la operación correspondiente.
Cancelar no equivale a devolver el dinero. Si ya hubo un cobro, hay que gestionar el reembolso. Asimismo, registrar un reembolso manual en WooCommerce no transfiere dinero al cliente; esa devolución debe realizarse por el medio correspondiente. Guía de reembolsos
Si se marcó Completado por error, corregir el estado y dejar una nota explicativa. El contador no duplicará las unidades ya registradas, pero un correo enviado anteriormente no se puede retirar.